Automatiseer uw administratie zo spoedig mogelijk

/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

Dankzij de crisis staan vele ondernemingen onder druk. Het laatste waar de ondernemer dan aan denkt, is het op orde houden van de administratie, hetgeen uiteindelijk kan resulteren in hogere kosten. Om dit te voorkomen, en om tijd te besparen, kan de ondernemer denken aan het automatiseren van de administratie. De mogelijkheden zijn enorm en de vele functies zitten doorgaans al in het standaard administratiepakket. Vooralsnog worden deze echter door veel ondernemers nog niet gebruikt.

Enkele functies, die in de meeste pakketten aanwezig zijn of kunnen worden aangekocht, zijn:

  • Bankafschriften inlezen;
  • Financiële mutaties inlezen;
  • Verkoopfacturen maken;
  • Herkenning van E-facturen.

Daarbij zijn er (grote) kassystemen, die direct in het boekhoudpakket ingevoerd kunnen worden.

Door het automatiseren van de administratie wordt de betrouwbaarheid van de cijfers vergroot, aangezien de foutenkans minder wordt. Tevens heeft u beter en sneller inzicht in uw recente/geüpdate cijfers. Iets dat uw stakeholders, zoals bijvoorbeeld uw bank, zeer zeker zullen waarderen.

Laat u adviseren omtrent de automatisering van de administratie, zodat ook u meer tijd over heeft voor hetgeen waar u het best in bent en hetgeen u het liefste doet, ondernemen!

BTW-factuur tot EUR 100,-: Een kassabon is voldoende!

/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

De factuurvereisten voor de BTW zijn per 1 januari 2013 sterk vereenvoudigd. Eén van deze wijzigingen houd in dat bij een factuurbedrag tot EUR 100(incl. BTW) een kassabon al voldoende is als factuur voor de BTW-administratie.

Voorheen had u van alle uitgaven een factuur nodig die was uitgereikt op naam van de onderneming. Deze voorwaarde is dus komen te vervallen voor uitgaven tot EUR 100,- (incl. BTW).

Op de kassabon moet wel staan wat u heeft gekocht, bij welke leverancier, de datum en het te betalen BTW-bedrag.

Ook voor de kassabonnen geld een bewaartermijn van 7 jaar. Het is daarom aan te raden een kopie van de bonnen te maken, daar de originele nog al snel blijken te vervagen.

6% BTW op verbouwingen en renovaties

/0 Reacties/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

Er is per 1 maart 2013 een nieuwe regeling in het leven geroepen om de bouwsector te stimuleren.

Bij verbouwingen en renovaties is er op de manuren 6% BTW verschuldigd in plaats van de gebruikelijke 21%.

Vereisten:

–         de woning moet ouder zijn dan 2 jaar

–         alle renovatie- en herstelwerkzaamheden zijn in en aan een woning. Onder deze werkzaamheden wordt verstaan: het vernieuwen, vergroten, herstellen of vervangen en onderhouden van (delen van) de woning en de aanleg en onderhoud van de tuin

 

Verwerking in de administratie:

Er moet een nieuwe grootboekrekening aangemaakt worden voor omzet arbeid, met daaraan gekoppeld de BTW code van BTW af te dragen 6%.

Op de BTW aangifte moet de omzet arbeid aangegeven worden op rubriek 1B leveringen/diensten belast met 6%.

Verplichtingen inzake de omzetbelasting?

/0 Reacties/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

Welke zaken moeten uit de administratie blijken per tijdvak dat de aangifte omzetbelasting ingediend moet worden:

–          Facturen die u aan klanten stuurt (verkoopfacturen)
–          Facturen die u van de leverancier ontvangt (inkoopfacturen)
–          Uitgaven, die rechtstreeks in de bank en kas geboekt worden
–          Ontvangsten die rechtstreeks in de bank en kas geboekt worden
–          Privé gebruik van goederen (privé gebruik zakelijke auto, accountant en telefoon)

Bovenstaande zaken kunt u bijhouden in een administratiepakket, waar de omzetbelasting meteen uit de desbetreffende facturen geboekt worden, als dit in ieder geval goed is ingericht in het administratiepakket.

U gebruikt hier de volgende dagboeken voor: Verkoopboek, inkoopboek, kasboek en bankboek.

Voor zaken met het buitenland, moet u ook bijhouden welke facturen naar het buitenland zijn gestuurd of ontvangen.

Hier zit ook nog de splitsing in van binnen de EU en buiten de EU. U kunt het beste in de administratie aparte grootboekrekeningen, inzake de inkoop en verkoop bijhouden zodat met de aangifte omzetbelasting meteen duidelijk is wat waar aangegeven moet worden. De volgende grootboekrekeningen moeten aangemaakt worden:

–          Omzet binnen EU
–          Omzet buiten EU
–          Inkoop binnen EU
–          Inkoop buiten EU

Op de factuur van de leveranciers binnen EU moet het omzetbelastingnummer van de leverancier zijn vermeld, want anders heeft u geen recht op de verlegging van de omzetbelasting.

Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

/0 Reacties/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

–          kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
–          financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
–          tussentijds gemaakte controleberekeningen
–          ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
–          bankafschriften
–          contracten, overeenkomsten en andere afspraken
–          agenda’s en afsprakenboeken
–          correspondentie
–          software en databestanden

Veel van de gegevens, die nodig zijn voor het voeren van een bedrijf, worden allereerst elektronisch vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Denk bijvoorbeeld ook aan de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon of Persoonlijke Digitale Assistent (PDA). Of aan de verkoopgegevens die u registreert met een afrekensysteem, een eenvoudige kassa of Point of Sale systeem.

Veel afrekensystemen voldoen niet aan onze eisen. Laat u daarom bij de aanschaf van een afrekensysteem goed adviseren. Lees de brochure ‘Uw bedrijf en het afrekensysteem’ voor meer informatie. U kunt deze brochure downloaden. Steeds meer administratie, maar ook delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) gaat via internet. Ook deze gegevens behoren bij uw administratie!

Ook als u gegevens, direct of later, op papier afdrukt moet u de gegevens elektronisch blijven bewaren.

Tip!
Houd een urenadministratie bij van hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt. U vindt meer informatie over het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek bij Aangifte doen, belastingen en premies betalen.

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. Daarbij moet u er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij kunnen dan uw omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen. Het bedrijfsproces moet volledig en redelijk gedetailleerd worden vastgelegd. Als u de gegevens elektronisch vastlegt, dan moet u deze ook elektronisch bewaren. En wel voor de geldende bewaartermijn van 7 jaar. U mag de gegevens alleen op papier bewaren als u een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.

Bron: www.belastingdienst.nl

Overgangsregeling omzetbelasting

/0 Reacties/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

Het omzetbelastingtarief van 19% gaat per 1 oktober 2012 omhoog naar 21%, hier heeft de belastingdienst een overgangsregeling voor gemaakt. Hieronder een overzicht van belangrijke punten.

1)      Het oude BTW tarief van 19% blijft gewoon bestaan voor alle leveringen en diensten die voor 1 oktober zijn verricht. Het gaat dus om de datum van de levering of de dienst en dus niet om de factuurdatum.

Bijvoorbeeld: als er bepaalde werkzaamheden verricht zijn op 28 september 2012 en de factuur wordt pas verzonden op 2 oktober dan mag er nog ‘gewoon’ met het oude (19%) BTW tarief gerekend worden.

2)      Het tegenovergesteld kan uiteraard ook dat er al vooruit gefactureerd is voor werkzaamheden die pas na 1 oktober zullen plaatsvinden. Dan moet er  2% extra BTW in rekening gebracht worden.

3)       De overgangsregeling voor de aankoop of verbouwing van het pand is weer anders geregeld.

Hier wordt gekeken hoe de vergoeding of deelvergoeding contractueel is vastgelegd in de aanneemsom.

Bijvoorbeeld: in het contract is opgenomen dat de elektra is aangelegd op 25 september 2012 maar de werkzaamheden zijn pas 15 oktober 2012 afgerond dan mag er toch gerekend worden met 19% BTW.

Wijziging tarief BTW

/0 Reacties/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

Volgens het Lenteakkoord wordt het algemene BTW-tarief  van 19% verhoogd naar 21%, per 1 oktober 2012 . Dit om extra belastinginkomen te creëren en het begrotingstekort te laten krimpen.

Dit betekent dat het rekeningschema van uw grootboek veranderd om een overzichtelijke controle te hebben op het einde van uw boekjaar. U kunt het beste een nieuwe omzetrekening aanmaken met daarachter de omschrijving 21%.

Daarbij is het ook nodig om een nieuwe BTW code aan te maken, dit zijn BTW te betalen 21% en BTW te vorderen/voorbelasting 21%.

Misschien is het handig om de btw voorkeurscodes van uw totale rekeningschema per 1 oktober 2012 te veranderen aangezien er nu automatisch aan een bepaalde grootboekrekening een voorkeurs BTW-code is gekoppeld.

U moet er wel voor zorgen dat alles tot 1 oktober is ingeboekt voordat u deze wijziging doorvoert, want anders blijft u switchen inzake de BTW codes en is de kans op fouten groter.

Een consequente aanpak is van belang in de laatste 3 maanden van het jaar aangezien er facturen van 19% en 21% binnen zullen komen.

Verplichte gegevens op uw factuur

/0 Reacties/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

Het is verplicht om een aantal gegevens te vermelden op een factuur. U vermeldt op uw facturen altijd minimaal de volgende basisgegevens:

  • uw naam, adres en BTW nummer
  • uw KvK-nummer (als u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel)
  • een uniek factuurnummer
  • de datum waarop de factuur gemaakt is
  • de naam en het adres van uw afnemer
  • de datum waarop, of het tijdvak waarin de goederen of diensten zijn geleverd
  • het aantal geleverde goederen of diensten
  • een omschrijving van de goederen en/of diensten die u hebt geleverd
  • het BTW tarief dat u in rekening brengt
  • het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW
  • het BTW bedrag

Mocht u vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

De 5 meest gestelde vragen over Snelstart

/0 Reacties/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

De 5 meest gestelde vragen over Snelstart

Vraag 1: hoe maak je een jaarafsluiting?

Je gaat naar ‘extra’ en kiest daar voor ‘boekjaar afsluiten’. In het volgende scherm kies je bij de optie beginbalans voor ‘alle balansrekeningen’ en daarna kies je voor ‘jaar 2011 afsluiten’

De jaarafsluiting is nooit definitief, dus mocht je toch nog een boeking voor 2011 hebben dan kun je deze gewoon inboeken en dan vervolgens bovenstaande stappen doorlopen.

Vraag 2: hoe kan ik tussen verschillende jaren kiezen met het boeken?

Je kiest voor ‘extra’ en daarna voor ‘boekjaar wisselen’, nu kies je voor het desbetreffende boekjaar

Vraag 3: op welke wijze kan ik de boekingen sorteren zodat ik een boeking makkelijk kan terugvinden?

Je kunt als je de omschrijving weet bij zoeken (zie hieronder aangegeven) de term aangeven.

Mocht je de omschrijving niet weten maar wel weten in welke periode het geboekt is dan moet je de sortering aanpassen, Op datum (maandmappen)

 

Vraag 4: hoe maak je een back up van de administratie?

Je kiest linksboven voor ‘administratie’ en daarna voor de optie ‘back up’.

In het volgende scherm kies je voor ‘back up maken’ en dan voor ‘volgende’.

Nu selecteer je de administratie waar je de back up van wilt maken.

In het volgende scherm kies je voor de locatie waar de back up neergezet moet worden, en kies je voor ‘volgende’ en ‘voltooien’.

Vraag 5: hoe boek je een bankafschrift handmatig in?

Je kunt in snelstart niet het volledige bankafschrift in één keer inboeken, je boekt per afschriftregel het bankafschrift in. Als alle boekingen van een bankafschrift ingeboekt zijn controleer dan het banksaldo.

Administratie jaarafsluiting 2011 – opening boekjaar 2012

/0 Reacties/in /door

» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!

We hebben hieronder een aantal punten opgesomd voor een goede administratieve start van het jaar 2012: 

–         Gebruik in het jaar 2012 voor het gehele jaar dezelfde kleur ordners.

–         Als het niet nodig is in uw boekhoudpakket, verwerk de administratie dan niet. Op deze wijze kunnen er altijd nog correctiejournaalposten ingeboekt worden.

–         Maak de volgende ordners aan voor het jaar 2012 (mocht u een kleine administratie hebben, werk dan met tabbladen):

  • inkoopmap (gesorteerd in betaalde en onbetaalde facturen)
  • verkoopmap (gesorteerd in ontvangen en niet ontvangen facturen)
  • kasmap
  • bankmap

–         Verzamel voor het jaar 2011 alvast de volgende gegevens voor ons (de accountant) voordat u de ordners archiveert:

  • Financieel jaaroverzicht over het jaar 2011 van de bank (of het laatste bankafschrift van het jaar 2011)
  • Financieel jaaroverzicht over het jaar 2011 van de beleggingen
  • Voorraadlijst per 31-12-2011
  • Onderhanden werken op 31-12-2011
  • Een uitdraai van de grootboekmutaties en de kolommenbalans over het jaar 2011
  • Facturen van investeringen (boven de € 450)
  • Alle BTW aangiftes over het jaar 2011
  • De openstaande posten debiteuren per 31-12-2011 (loop deze ook even door of er geen posten op staan die al ontvangen zijn)
  • De openstaande posten crediteuren per 31-12-2011 (loop deze ook even door of er geen posten op staan die al betaald zijn)
  • Een overzicht van de kosten/ opbrengsten m.b.t. het jaar 2011 waarvan de factuurdatum of de betaling/ ontvangst in het jaar 2012 plaatsvindt.

–         U kunt de administratie van het jaar 2004 en eerdere jaren vernietigen.