Elektronisch factureren

Ontvang en verstuur jij facturen als pdf-bestand? Dat kan een stuk sneller.

Wist je dat elektronisch factureren je een hoop tijd kan besparen? Dit geldt zowel voor de facturen die je verstuurt, als voor de inkoopfacturen die je ontvangt.

Je denkt misschien: tuurlijk, een pdf via e-mail versturen is sneller dan een papieren factuur over de post. Dat is ook zo, maar de rest van het proces kost net zoveel tijd. De ontvanger moet de e-mail openen, de factuur downloaden en vervolgens in het boekhoudprogramma verwerken.

Soms blijft een factuur nog een tijdje bij een collega in een inbox staan of komt de e-mail in de spam terecht. En een foutje bij het inboeken is zo gemaakt.

Hoe handig zou het zijn als dat allemaal automatisch ging?

Meer automatiseren met ‘echt’ elektronisch factureren

Door ‘echt’ elektronisch te factureren kun je veel meer van dit proces automatiseren. Dit gaat een stapje verder dan versturen per e-mail.

E-facturen maak en verstuur je via een boekhoudprogramma.

De e-factuur die je verstuurt met het boekhoudpakket bevat een pdf die voor mensen leesbaar is plus alle factuurgegevens in xml-code.

De xml-code wordt door boekhoudprogramma’s herkend en hierdoor komen alle factuurgegevens automatisch op de goede plek in het boekhoudprogramma van de ontvanger terecht. Zonder menselijke tussenkomst. De ontvanger hoeft niets meer in te lezen of handmatig over te typen.

Als iemand je een e-factuur stuurt, dan zit de pdf die je voorheen per e-mail ontving nu ingesloten in de e-factuur. Je kunt de factuur vanuit je boekhoudprogramma inzien. Alle gegevens zijn al ingeboekt en je kunt direct tot betaling overgaan.

E-factureren verplicht bij leveringen aan de overheid

Je bent verplicht om bij alle nieuwe inkoopovereenkomsten met de Rijksoverheid je factuur elektronisch in te dienen. 

Voorwaarden e-factureren

Handig, dat e-factureren, maar er zijn wel wat regels en voorwaarden aan verbonden:

  • Als je alleen maar e-facturen wilt sturen, moet je dit wel in je voorwaarden opnemen zodat de klant dit van te voren weet. De klant moet hiermee ook akkoord gaan.
  • De datum die is weergegeven op de factuur is leidend voor het uitreiken van de factuur. Let er daarom op dat de juiste datum op de factuur staat.
  • Voor een e-factuur gelden dezelfde wettelijke regels als voor een papieren factuur. De standaardfactuur in de meeste boekhoudpakketten voldoet aan alle wettelijke eisen.
  • Je moet de Belastingdienst kunnen bewijzen dat een factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast de factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen vaak voor een technische oplossing. Bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening. Wanneer je kiest om een (online) systeem aan te schaffen voor het maken en versturen van digitale facturen, zit daar vaak een waarborg ingebouwd die de authenticiteit en integriteit van jouw facturen garandeert.

Indien u nog vragen heeft kunt u contact opnemen, 013-5340001.

Timo van der Schoot

Laatste berichten van Timo van der Schoot (allemaal)