Sneller geld op je rekening? Zo doe je dat

Zo frustrerend! Je hebt er alles aan gedaan om een project op tijd en binnen het budget op te leveren, maar na het sturen van je factuur hoor je helemaal niets meer. Lang openstaande facturen zijn niet goed voor je bedrijf. Hoe zorg je dat je sneller betaald wordt?

Eén van de oplossingen voor een snellere betaling is elektronisch factureren. Het idee erachter is eenvoudig: Hoe minder werk het is om de factuur te verwerken, hoe sneller je betaald krijgt.

Elektronisch factureren: per e-mail?

Veel mensen denken bij elektronisch factureren aan het versturen van een factuur in pdf-formaat via e-mail. E-mail is gratis en toch ook digitaal? Een pdf per e-mail sturen scheelt natuurlijk print- en portokosten vergeleken met de post, maar aan de rest van het proces verandert niet zoveel. De ontvanger moet nog steeds een hoop handelingen uitvoeren voordat hij of zij de factuur betaalt. Je klant moet de e-mail openen, de factuur downloaden en vervolgens (handmatig) in het boekhoudprogramma verwerken. Dat kost tijd. Soms blijft een factuur nog een tijdje bij een collega in een inbox staan of komt de e-mail in de spam terecht. En een foutje bij het inboeken is zo gemaakt.

‘Echt’ elektronisch factureren: een stapje verder

‘Echt’ elektronisch factureren gaat een stapje verder dan versturen per e-mail. E-facturen maak en verstuur je via een boekhoudprogramma. De e-factuur komt automatisch direct in het boekhoudprogramma van de ontvanger terecht. Zonder menselijke tussenkomst.

Een elektronische factuur is een gestructureerd bestand in een code die door boekhoudprogramma’s herkend wordt. Hierdoor kunnen de gegevens op de factuur vanuit het ene boekhoudprogramma direct verwerkt worden in een ander boekhoudprogramma. Door de automatische bevestiging weet je zeker dat de factuur is afgeleverd en onder de aandacht gebracht wordt. De ontvanger hoeft alleen maar het boekhoudprogramma te openen om de factuur te bekijken en kan direct tot betaling overgaan.

Facturen op basis van UBL

Bij elektronisch factureren maak je in je boekhoudpakket facturen op basis van UBL (Universal Business Language). UBL is een verzameling afspraken die ervoor zorgen dat verschillende boekhoudpakketten met elkaar kunnen communiceren. Zo zijn er voor een factuur afspraken gemaakt over de weergave van de verschillende elementen op de factuur, zoals het factuurnummer en de factuurregels met o.a. de omschrijving, het aantal en de stuksprijs. Daarnaast is afgesproken dat een e-factuur wordt opgemaakt in XML-formaat.

De e-factuur die verstuurd wordt, bestaat uit twee bestanden: een pdf die voor mensen begrijpelijk en overzichtelijk is en het bijbehorende XML-bestand voor het systeem. Misschien heb je wel eens, samen met een factuur in pdf-formaat, zo’n bestand met allerlei onleesbare tekens ontvangen.

Voordelen, ook voor kleine bedrijven en zzp’ers

Je denkt misschien dat e-factureren alleen geschikt is voor grote bedrijven die honderden facturen versturen, maar dat is niet zo. De voordelen gelden ook voor kleine bedrijven of zzp’ers:

  • Tijdbesparing: Je hoeft minder acties uit te voeren om een verkoopfactuur te versturen. En een inkoopfactuur wordt automatisch ingeboekt.
  • Gemakkelijk: Je hoeft niet zelf je inkoopfacturen te verwerken, je hoeft alleen nog de boekingen goed te keuren.
  • Nauwkeuriger: Als je gegevens handmatig moet invoeren is een foutje zo gemaakt.
  • Minder kans op spookfacturen of dubbele facturen: E-facturen worden automatisch gecontroleerd op btw-nummer, KVK-nummer en IBAN. Spookfacturen vallen snel door de mand en dubbele facturen worden meteen door het programma herkend.
  • Up-to-date administratie en inzicht: Deze manier van werken zorgt voor een betere weergave van je onbetaalde verkoopfacturen en je eigen nog te betalen inkoopfacturen. Zo heb je altijd de actuele cijfers bij de hand.
  • Goedkoper: Je hebt minder arbeidskosten door de automatische verwerking. En natuurlijk geen print- en portokosten.
  • Sneller geld op je rekening: Een factuur kan niet ‘ergens blijven liggen’, maar verschijnt automatisch als boekingsvoorstel in de administratie van de ontvanger. De klant hoeft alleen het boekingsvoorstel te controleren en te accorderen voor betaling. Bedrijven die veel met e-facturatie werken geven aan dat e-facturen sneller worden betaald.

Voorwaarden e-factureren

Handig, dat e-factureren, maar er zijn wel wat regels en voorwaarden aan verbonden:

  • Als je alleen maar e-facturen wilt sturen, moet je dit wel in je voorwaarden opnemen zodat de klant dit van te voren weet.
  • De klant moet met het ontvangen van e-facturen akkoord gaan. Wie weet sluit zijn of haar manier van boekhouden (nog) niet op deze manier van werken aan.
  • De datum die is weergegeven op de factuur is leidend voor het uitreiken van de factuur. Let er daarom op dat de juiste datum op de factuur staat.
  • Voor een e-factuur gelden dezelfde wettelijke regels als voor een papieren factuur, er moeten dezelfde verplichte gegevens op staan. Het maakt niet uit waar de gegevens staan, er is geen verplichte opmaak. De meeste softwareleveranciers hebben een standaardfactuur die aan alle wettelijke eisen voldoet en die je kunt afstemmen op je huisstijl.
  • Je moet de Belastingdienst kunnen bewijzen dat een factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast de factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen vaak voor een technische oplossing. Bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening. Wanneer je kiest om een (online) systeem aan te schaffen voor het maken en versturen van digitale facturen, zit daar vaak een waarborg ingebouwd die de authenticiteit en integriteit van jouw facturen garandeert.

Indien u nog vragen heeft kunt u contact opnemen, 013-5340001.

Nieuwe mogelijkheden in Snelstart 12

Nieuwe mogelijkheden in Snelstart 12

Snelstart heeft in de afgelopen periode verschillende zaken aangepakt zodat het makkelijker is om de administratie te boeken.

De volgende zaken zijn verbeterd:

  • De updates van Snelstart worden per heden automatisch aangepast naar de nieuwste versie zodat u niet elke keer naar mijnsnelstart moet om de nieuwste versie te downloaden.
  • U ons kunt koppelen aan uw online administratie in Snelstart 12 zodat wij met onze inloggegevens tegelijkertijd in de administratie kunnen.

Dit kunt u op de volgende wijze instellen per administratie:

U gaat naar de optie rechten onder administratie en daar kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken.

Daar kiest u bij type voor accountantskantoren en administratiekantoren en bij plaats vult u Goirle in en dan vervolgens voor LDE Accountants B.V.

  • Er is een rechtstreekse bankkoppeling mogelijk met ABN AMRO Bank en Knab zodat u niet meer de bankafschriften (MT940 bestanden) in hoeft te lezen.
  • Bij het aanmaken van een nieuwe klant en/of leverancier kunt u per heden gebruik maken van de informatie vanuit de Kamer van Koophandel, zodat de informatie automatisch in uw administratie wordt ingelezen.
  • De automatische herkenning van de mutaties bij het inlezen van de bank is verbeterd.

Indien u vragen heeft neem dan contact met ons op (013-5340001).

 

 

 

3 Redenen waarom uw bedrijf over dient te gaan tot digitalisering

3 Redenen waarom uw bedrijf over dient te gaan tot digitalisering

  • Rollen veranderen

De invoering van (boekhoud) software vergt aanpassing. Bij andere grote automatiseringsgolven in de geschiedenis was niet anders. Een van de grootste aanpassingen is dat u afstand moet nemen van het (administratieve) werk dat u zo goed kent. In plaats van gegevens in te kloppen, data te verzamelen, facturen af te punten en andere standaardtaken uit te voeren, kunt u uw klant bijstaan met advies en diensten. Dit komt het rendement van uw onderneming alleen maar te goede.

  • Hogere productiviteit

Al dat werk dat u slapend kon doen, dat doet uw software voortaan voor u. En dat betekent dat u meer tijd hebt om te besteden aan het werk dat een “human touch” nodig heeft. Softwareautomatisering kan u bij uw werk helpen door te kijken naar het hele plaatje in plaats van naar afzonderlijke data. Het kan ook een einde maken aan dubbele gegevens, waardoor uw nauwkeurigheid en productiviteit toeneemt.

  • Wendbaarheid

Wanneer u klanten heeft in sectoren waar de regels continu veranderen, moet u extra hard werken. Enerzijds hebt u uw normale taken, anderzijds moet u veel onderzoek doen om alles conform de regels te houden. Door werk te automatiseren krijgt u meer voor elkaar in minder tijd met minder fouten en kunt u veel sneller inspelen op nieuwe regelgeving. In plaats van dat u nergens meer tijd voor hebt, bent u nu als een van de eersten op de hoogte van implicaties van nieuwe regelgeving of nieuwe procedures. Dankzij de extra tijd die automatisering u bezorgt, kunt u als ondernemer optimaal anticiperen op alle veranderingen.

Heeft u vragen neem dan contact met ons op 013-5340001.

 

 

Kunnen wij u helpen met uw boekhoudpakket?

Tips voor het kiezen van een boekhoudpakket

Bent u een startende ondernemer of wilt u een nieuw boekhoudpakket dan is dit het juiste moment om de overstap te maken.

Indien u nu overstapt heeft u 2 maanden de tijd voor de inrichting en het eigen maken van het pakket zodat u vanaf 1 januari 2017 aan de slag kunt.

Onderstaand een aantal tips om de juiste keuze te maken.

 

Tip 1: De prijs van een boekhoudpakket

De prijzen van de verschillende boekhoudpakketten liggen ver uit elkaar, maar u moet bekijken of alle wensen wel vervuld kunnen worden door het “goedkope” boekhoudpakket.

Hieronder geven wij nog wat tips waardoor de afweging om voor het goedkoopste te gaan ineens niet meer zo interessant is.

 

Tip 2: Internet of in eigen beheer

U kunt ervoor kiezen om het boekhoudpakket in eigen beheer te hebben zodat u zelf alles bij u heeft en niet afhankelijk bent van de software leverancier en van het internet.

Als het internet niet werkt dan kunt u meteen niet meer werken.

Het nadeel van het in eigen beheer hebben van een boekhoudpakket is dat u zelf de updates moet draaien om up-to-date te blijven.

Tevens moet u zelf zorgen voor het back-uppen van de administratie, indien er een virus op uw computer zit dan bent u alle gegevens kwijt.

Het kan ook een afweging zijn om voor het internet te kiezen zodat er geen investering benodigd is.

 

Tip 3: IOS (Apple) of Windows (Microsoft)

Als u een boekhoudpakket in eigen beheer wilt of een semi-online boekhoudpakket overweegt let er dan op dat deze wel op uw besturingssysteem kan draaien.

 

Tip 4: Tijdswinst

Er zijn diverse mogelijkheden om zaken te automatiseren of te koppelen in uw administratie waardoor er tijdswinst behaalt kan worden in uw boekhoudpakket.

Hieronder een aantal zaken waardoor dit mogelijk is:

  • Verkoopfacturen maken in het boekhoudpakket, zodat er geen verkoopfacturen meer ingeboekt hoeft te worden.
  • Automatische bankkoppelingen of inlezen MT940 bestanden, zodat de bank niet meer handmatig ingeboekt hoeft te worden.
  • Koppelingen met andere pakketten die voor uw branche gebruikt worden of een CRM pakket wat u al bezit waarmee u bijvoorbeeld al verkoopfacturen opstelt.

 

Tip 5: Boekhoudpakket bij de accountant

Het is makkelijk als wij het boekhoudpakket ook op ons systeem hebben draaien zodat u voor de jaarstukken alleen een back-up hoeft te mailen of dat wij bij een online administratie een extra inlog hebben zodat wij alle stukken voor de jaarrekening zelf kunnen ophalen.

Wij hebben de volgende pakketten in ons bezit of online draaien:

  • Afas
  • Snelstart
  • Exact online
  • iMuis

Indien u nog vragen heeft over uw boekhoudpakket of het aanschaffen hiervan kunt u contact met ons opnemen (T 013-5340001).

Wij kunnen u ook met de inrichting helpen of met diverse vragen tijdens het boekhoudproces.

 

 

 

 

foto-boekhoudpakket