Wat is de werkkostenregeling ook al weer en hoe kunnen we daar gebruik van maken?

De Werkkostenregeling (WKR) is een regeling die werkgevers de mogelijkheid biedt om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te geven. Toch zijn er enkele belangrijke regels waaraan je als werkgever moet voldoen om te voorkomen dat je voor onverwachte belastingkosten komt te staan. Een van de belangrijkste aspecten van de WKR is de zogenaamde gebruikelijkheidstoets en de eindheffing van 80% bij overschrijding van de vrije ruimte. In dit blog leggen we uit hoe de WKR werkt, wat de gebruikelijkheidstoets inhoudt, en waarom de eindheffing niet altijd de duurste oplossing is.

Wat is de Werkkostenregeling?

De Werkkostenregeling biedt werkgevers de mogelijkheid om belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te geven. Hierbij kan het gaan om vergoedingen voor bijvoorbeeld reiskosten, maaltijden, of een cadeautje voor een werknemer. De belastingvrije vergoedingen mogen echter niet boven een bepaald bedrag uitkomen, wat de zogenaamde vrije ruimte is.

De vrije ruimte wordt berekend op basis van een percentage van de loonsom (het totale bruto loon van alle medewerkers samen). In 2024 is het percentage voor de vrije ruimte 1,92% van de loonsom tot €400.000. Als je loonsom boven de €400.000 uitkomt, geldt er een lager percentage van 1,18% voor het bedrag boven dat plafond. Maar wat gebeurt er als je boven deze vrije ruimte uitkomt? Hier komt de eindheffing van 80% in beeld.

Wat is de Gebruikelijkheidstoets?

De gebruikelijkheidstoets is een belangrijk onderdeel van de WKR. Deze toets kijkt of de verstrekkingen en vergoedingen die je aan je werknemers geeft, gebruikelijk zijn binnen jouw bedrijf of sector. De Belastingdienst heeft hierbij een aantal richtlijnen over wat als “gebruikelijk” wordt beschouwd en wat niet. Dit betekent dat vergoedingen die je verstrekt, redelijk en passend moeten zijn voor het soort werk dat de werknemer verricht en het bedrijf waarvoor hij werkt. Een vergoeding van € 2.400 per werknemer wordt als gebruikelijk gezien door de belastingdienst.

Bijvoorbeeld:

• Een werknemer krijgt van zijn werkgever een laptop, maar dat geldt als een gebruikelijke verstrekking binnen het bedrijf.
• Het geven van een jaarbonus die een aanzienlijk hoger bedrag is dan de gebruikelijke bonus in de sector kan de Belastingdienst als niet gebruikelijk beschouwen, omdat het buiten de gebruikelijke vergoedingen valt.

De gebruikelijkheidstoets zorgt ervoor dat werkgevers niet ongeoorloofd grote vergoedingen verstrekken die niet in lijn zijn met de verwachtingen binnen de sector. Als blijkt dat een vergoeding buiten de gebruikelijke normen valt, kan de Belastingdienst besluiten dat de vergoeding niet onder de WKR valt en dat je belasting moet betalen over de verstrekte bedragen.

Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?

Als je de vrije ruimte overschrijdt, bijvoorbeeld door te veel vergoedingen of verstrekkingen te geven, krijg je te maken met een belastingheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Dit wordt de eindheffing genoemd, en het belastingtarief voor deze eindheffing bedraagt 80%. Dit betekent dat als je boven de vrije ruimte uitkomt, je dus aanzienlijk meer belasting moet betalen over het overschreden bedrag.

Bijvoorbeeld: Stel je hebt een loonsom van €125.000, wat een vrije ruimte van €2400 met zich meebrengt. Je verstrekt aan je werknemers in totaal €5000 aan vergoedingen. De eerste € 2.400 van deze vergoedingen is belastingvrij, maar de resterende €2.600 valt boven de vrije ruimte en wordt belast tegen 80%. Dit betekent dat je 80% belasting moet betalen over die €2.600, oftewel €2.080 aan belasting.

Is de eindheffing van 80% echt zo duur?

Nee, dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Als je een werknemer een netto bonus hebt beloofd van stel € 1.000 en de vrije ruimte is al volledig gebruikt. Dan betaal je 80% eindheffing, dus € 800. De totale bonus kost je als werkgever € 1.800. Maar wat als je de netto bonus van € 1.000 moet bruteren, waarbij je gebruik maakt van tarief bijzondere beloningen. Daarbij ga ik uit van een werknemer met een modaal inkomen van € 44.000. Het tarief bijzondere beloningen is dan 50,11%. Ga je de netto bonus van € 1.000 bruteren dan kom je op een brutoloon uit van € 2.004,41. In dit geval moet je voor de werknemer ook nog sociale verzekeringen betalen aan de belastingdienst van zeker 15%, deze premie wordt berekend over het brutoloon en zijn 15% x € 2.004,41 = € 300,66. De totale kosten bedragen dan € 2.305,07. De eindheffing van 80% is dus veel voordeliger en bespaart je in dit geval € 505,07. 

Wat kun je doen om de eindheffing te voorkomen?

Er zijn verschillende manieren om te voorkomen dat je boven de vrije ruimte uitkomt en te maken krijgt met de eindheffing van 80%. Hier zijn enkele tips:

1. Houd de vergoedingen goed bij: Zorg ervoor dat je altijd weet hoeveel je aan vergoedingen hebt verstrekt en hoeveel van die vergoedingen al in de vrije ruimte vallen. Dit kan eenvoudig worden gedaan door gebruik te maken van een goed administratiesysteem.
2. Maak gebruik van specifieke belastingvrije vergoedingen: Sommige vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte en zijn altijd belastingvrij. Denk bijvoorbeeld aan vergoedingen voor reiskosten of specifieke opleidingskosten. Maak gebruik van deze mogelijkheden om belasting te besparen.
3. Spreid de vergoedingen over het jaar: Als je merkt dat je aan het einde van het jaar boven de vrije ruimte uitkomt, kun je overwegen om een deel van de vergoedingen naar het volgende jaar te verschuiven, zodat je onder de drempel blijft.
4. Toets de gebruikelijkheid van vergoedingen: Voordat je vergoedingen verstrekt, is het belangrijk om te controleren of deze in lijn zijn met wat als gebruikelijk wordt beschouwd in jouw sector en bedrijf. Overweeg of je vergoedingen kunt aanpassen om ze meer in lijn te brengen met wat gangbaar is.
5. Plan vooruit: Als je weet dat je in een bepaald jaar een grote verhoging van je loonsom verwacht, kun je je strategie voor de WKR aanpassen en plannen voor de uitgaven die binnen de vrije ruimte blijven.

Conclusie

De Werkkostenregeling vereist wel de nodige aandacht voor de administratieve kant van vergoedingen en verstrekkingen. De gebruikelijkheidstoets en de eindheffing van 80% bij overschrijding van de vrije ruimte kunnen flinke gevolgen hebben voor je belastingaangifte als je niet oplet. Met de juiste planning en controle kun je optimaal profiteren van de WKR zonder onverwachte belastingheffingen.

Voor vragen over de werkkostenregeling kun je contact opnemen met onze collega’s van de salarisafdeling.