Kasadministratie verdient extra aandacht

Ontvangt u (een deel van) uw omzet contant, dan bent u wettelijk verplicht om een deugdelijke kasadministratie bij te houden. Dat is geen sinecure, want de sancties kunnen ingrijpend zijn. Wat moet u zich realiseren en doen?

In de horeca is dit bijna altijd aan de orde, zeker bij bar-, restaurant- en terrasomzet. Let op.  Doet u dit niet of niet goed, dan voldoet u niet aan de administratieplicht en loopt u risico op correcties, naheffingen en omkering van de bewijslast.

Gevolgen van gebrekkige administratie

Ontbreekt uw kasadministratie of is deze ondeugdelijk, dan mag de Belastingdienst de contante omzet schatten. In bezwaar of beroep geldt dan omkering en verzwaring van de bewijslast: u moet zelf overtuigend aantonen dat de schatting onjuist is. In de praktijk is dat vaak lastig, dus een zorgvuldige kasadministratie is essentieel.

Wat hoort er in een goede kasadministratie? Leg dagelijks de volgende zaken vast:

• het beginsaldo van de kas;
• de contante omzet (af te lezen van de Z-afslag van uw kassasysteem);
• de contante uitgaven (met omschrijving en bon);
• de stortingen van kas naar bank en opnamen van bank naar kas;
• uw privéopnamen en privéstortingen;
• het eindsaldo (boeksaldo) van de kas;
• het daadwerkelijk aanwezig kasgeld (op telmoment);
• een eventueel kasverschil.

Btw. De administratie hoeft in het kasboek niet uitgesplitst te worden naar btw-groepen, maar uw totale administratie moet wel de omzet per btw-tarief (21%/9%) kunnen opleveren. Zonder kassa onderbouwt u dit via een verbruiks-/voorraadadministratie (beginvoorraad + inkoop -/- eindvoorraad) en koppelt u de productgroepen aan het juiste btw-tarief.

Kasverschillen verwerken

Kasverschillen zijn in de horeca bijna onvermijdelijk. Vindt u de oorzaak van het kasverschil (bijv. een vergeten bonnetje), dan corrigeert u dit door alsnog de juiste boeking te maken.

Vindt u de oorzaak niet? Dan geldt bij een:

• kasoverschot: dit boekt u als omzet. Hierover bent u btw verschuldigd;
• kastekort: dit boekt u als een privéopname. U mag dit niet aftrekken als kosten. Ook mag u hier geen btw over aftrekken.

Hoeveel btw over een kasoverschot? In de horeca heeft u vaak te maken met zowel het lage btw-tarief (9%) als het hoge btw-tarief (21%). Een kasoverschot moet u naar rato van uw omzetverhouding over deze btw-tarieven verdelen.

Voorbeeld. Stel, de omzet is volgens de Z-afslag:

• € 800 eten/drinken (9% btw);
• € 200 alcoholhoudende dranken (21% btw);
• totaal = € 1.000 omzet.

U constateert een kasoverschot van € 20. Verdeling naar rato is dan 80% van het kasoverschot (€ 16) wordt toegerekend aan het 9%-tarief. Omzet exclusief btw is € 16 / 1,09 = € 14,68. De af te dragen btw bedraagt € 16 -/- € 14,68 = € 1,32. 20% van het kasoverschot (€ 4) wordt toegerekend aan het 21%-tarief. Omzet exclusief btw is € 4 / 1,21 = € 3,31. De af te dragen btw bedraagt € 4 -/- € 3,31 = € 0,69.

Bewaarplicht (zeven jaar!). U bent verplicht om uw kasadministratie zeven jaar te bewaren, waaronder:

• digitale kassabestanden (transactie- en dagtotalen);
• Z-afslagen en eventuele X-afslagen;
• (klad)kasboek en onderliggende kladaantekeningen of briefjes.

Let op.  Digitale kassagegevens moeten digitaal bewaard blijven. Een papieren uitdraai vervangt het digitale bronbestand niet. Mijn Tip: Omdat veel kassa’s een beperkt geheugen hebben en oude data overschrijven, is het belangrijk dat u tijdig back-ups maakt.

Ontbreekt uw kasadministratie of is deze ondeugdelijk, dan mag de Belastingdienst de contante omzet schatten. In bezwaar of beroep geldt dan omkering en verzwaring van de bewijslast. U moet zelf overtuigend aantonen dat de schatting onjuist is. In de praktijk is dat vaak lastig, dus een zorgvuldige kasadministratie is essentieel.