» Wist je dat wij op zoek zijn naar een nieuwe collega (assistent) accountant? Lees snel verder!
Ontvang en verstuur
jij facturen als pdf-bestand? Dat kan een stuk sneller.
Wist je dat elektronisch factureren je
een hoop tijd kan besparen? Dit geldt zowel voor de facturen die je verstuurt,
als voor de inkoopfacturen die je ontvangt.
Je denkt misschien: tuurlijk, een pdf
via e-mail versturen is sneller dan een papieren factuur over de post. Dat is
ook zo, maar de rest van het proces kost net zoveel tijd. De ontvanger moet de
e-mail openen, de factuur downloaden en vervolgens in het boekhoudprogramma
verwerken.
Soms blijft een factuur nog een tijdje
bij een collega in een inbox staan of komt de e-mail in de spam terecht. En een
foutje bij het inboeken is zo gemaakt.
Hoe handig zou het zijn als dat allemaal
automatisch ging?
Meer automatiseren met
‘echt’ elektronisch factureren
Door ‘echt’ elektronisch te factureren
kun je veel meer van dit proces automatiseren. Dit gaat een stapje verder dan
versturen per e-mail.
E-facturen maak en verstuur je via een
boekhoudprogramma.
De e-factuur die je verstuurt met het
boekhoudpakket bevat een pdf die voor mensen leesbaar is plus alle
factuurgegevens in xml-code.
De xml-code wordt door
boekhoudprogramma’s herkend en hierdoor komen alle factuurgegevens automatisch
op de goede plek in het boekhoudprogramma van de ontvanger terecht. Zonder
menselijke tussenkomst. De ontvanger hoeft niets meer in te lezen of handmatig
over te typen.
Als iemand je een e-factuur stuurt, dan
zit de pdf die je voorheen per e-mail ontving nu ingesloten in de e-factuur. Je
kunt de factuur vanuit je boekhoudprogramma inzien. Alle gegevens zijn al
ingeboekt en je kunt direct tot betaling overgaan.
E-factureren verplicht
bij leveringen aan de overheid
Je bent verplicht om bij alle nieuwe
inkoopovereenkomsten met de Rijksoverheid je factuur elektronisch in te
dienen.
Voorwaarden
e-factureren
Handig, dat e-factureren, maar er zijn
wel wat regels en voorwaarden aan verbonden:
- Als je alleen maar e-facturen wilt sturen, moet je dit wel in je
voorwaarden opnemen zodat de klant dit van te voren weet. De klant moet hiermee
ook akkoord gaan.
- De datum die is weergegeven op de factuur is leidend voor het uitreiken van
de factuur. Let er daarom op dat de juiste datum op de factuur staat.
- Voor een e-factuur gelden dezelfde wettelijke regels als voor een papieren
factuur. De standaardfactuur in de meeste boekhoudpakketten voldoet aan alle
wettelijke eisen.
- Je moet de Belastingdienst kunnen bewijzen dat een factuur werkelijk door
de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de
factuur is integer). Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast de
factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte,
opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen
vaak voor een technische oplossing. Bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische
handtekening. Wanneer je kiest om een (online) systeem aan te schaffen voor het
maken en versturen van digitale facturen, zit daar vaak een waarborg ingebouwd
die de authenticiteit en integriteit van jouw facturen garandeert.
Indien u nog vragen heeft kunt u contact opnemen, 013-5340001.